09.11.2017Møde & Eventmagasinet

"Jeg skal kunne stole blindt på mine kontakter"

10 Q&A med direktionssekretær Elisabeth Lütken Bøggild, FORCE Technology, der får det hele til at hænge sammen takket være fleksibilitet.

10 Q&A med direktionssekretær Elisabeth Lütken Bøggild, FORCE Technology, der får det hele til at hænge sammen takket være fleksibilitet.

1) Hvilke møder, konferencer, og events arrangerer du? Jeg koordinerer et væld af små og større møder på direktions-, koncernleder- og bestyrelsesniveau. Hertil kommer også de helt store arrangementer for hele koncernen. De mindre møder (5-25 deltagere) afholder vi ofte in-house, da vi har faciliteterne til det. Afdelingslederseminarerne (50-60) afholdes ude af huset og varer 1-2 dage. Bestyrelsesmøder afholdes oftest in-house, enkelte gange som 1-2 dages ture til én eller flere af FORCE’s lokationer i Danmark, Norge eller Sverige. Sidst men ikke mindst vores koncernarrangement, hvor alle ca. 1.500 medarbejdere inviteres til et arrangement, der løber fra lørdag morgen til søndag formiddag. Disse afholdes ca. hvert andet år. Arrangementet kombineres med indlæg fra CEO, aktiviteter for medarbejdere hele dagen og stor fest om aftenen – hertil kommer selvfølgelig forplejning og alt, hvad dertil hører af overraskelser – plus overnatning til dem, der ønsker det.

2) Er du ansvarlig for dine arrangementer fra start til slut? JA – selvfølgelig! - men jeg er sjældent deltager ved de mindre møder og arrangementer, jeg koordinerer. Derfor er jeg 100 pct. afhængig af mine leverandørers forhåbentlig meget høje standarder og service. Jeg skal kunne stole blindt på, at tingene er og bliver, som jeg beder om, hvilket til tider kan være en udfordring. Derfor er ’trust & liability’ alfa og omega, samtidig med at det gode samspil og kemien skal være i orden!

3) Hvad afgør valget af jeres eksterne arrangementssteder? Vores hovedkontor ligger i Brøndby, og da vi ofte har deltagere fra kontorer i Sverige og Norge, er det vigtigt, at der transportmæssigt er så lidt spildtid som muligt. Derfor forsøger jeg altid til de møder at finde hotel- og konferencefaciliteter, der ligger tæt på København. Tidligere lå vores koncernarrangementer i Jylland, men da jeg flyttede det til København, fordobledes tilmeldingerne. Så meget betyder rejsetiden og transporten for en stor del af medarbejderne. Nu kunne vi bruge de sparede ressourcer på at gøre dagen bedre og forkæle kollegaerne endnu mere.

4) Arbejder du med utraditionelle og alternative arrangementsmodeller? FORCE er en meget bred virksomhed, med 57 forskellige forretningsområder fordelt på 51 lokationer i henholdsvis Danmark, Sverige, Norge, England, Singapore, Kina og Abu Dhabi. Dette afspejles tydeligt blandt medarbejderne, som er en meget ”blandet flok”. Et miks af ingeniører, sælgere, laboranter, bogholdere, grafikere, håndværkere, jurister, økonomer osv. Vi har flere 25- og 40-års jubilæer, og man skal passe på ikke at blive for alternativ og utraditionel, hvor en god portion situationsfornemmelse er påkrævet.

5) Opstiller I målsætninger for møderne – og måler udbyttet af dem? Jeg deltager ikke på de mindre møder (5-60), som jeg blot koordinerer alt det praktiske i og omkring. Det er her den enkelte mødeansvarlige/mødedeltagerne, der står for mødets målsætning, indhold og udbyttet heraf. Koncernarrangementet står jeg for og er med til – og her er målet ganske enkelt alle medarbejderne og deres individuelle oplevelser af arrangementet og tilfredshed med dette. Op til og efter et sådant arrangement modtager jeg mange gode idéer og som oftest (heldigvis) konstruktive og positive inputs og tilbagemeldinger.

6) Hvad kendetegnede det bedste og mest succesfulde arrangement, du har gennemført? Uden tvivl koncernarrangementet i 2015, som vi kombinerede med FORCE’s 75-års fødselsdag. Vi nåede op på ca. 850 tilmeldinger. Det var en fantastisk dag, og stemningen var helt i top. Alle medarbejdere var utroligt glade og positive over hele arrangementet. Og det er mit ypperste mål med sådan en dag: At gøre folk glade og at få dem til at føle sig værdsat!

7) Hvad gik frygtelig galt i det værste…? Jeg havde bestilt en diskret VIP-bus til et arrangement for ca. 10 europæiske topledere og deres partnere. Fik en kæmpe (60+ passagerer) multifarvet turistbus udstyret med de grimmeste plastikblomster som pynt. Bussen brød sammen, da gæsterne skulle transporteres hjem til hotellet om aftenen. Heldigvis tog alle det med godt humør?.

8) Hvor henter du inspiration til fornyelse af dine arrangementer? De konferencecentre og leverandører, jeg allierer mig med, er gode til at forny sig og komme med nye ideer. Jeg trækker ligeledes på Grunk Event og så min mand, som arbejder inden for branchen og har et utrolig godt og bredt netværk. Deltager sjældent på messer, da tiden ikke er til det.

9) Hvordan får du arbejde, familieliv og fritid til at hænge sammen? Min chef er fleksibel – og det er jeg også. Så lige meget hvad, kommer tingene til at hænge sammen. Min familie er meget aktiv og socialt anlagt. Derfor har min mand og jeg forsøgt at opdrage vores tre børn på 11, 13 og 18 år til at tage ansvar og være selvstændige fra en tidlig alder, hvilket betyder, at vi alle altid giver en hånd med i det daglige. Det frigiver tid i den anden ende, således at alle har mulighed for sport, musik og venner/veninder. Jeg løber og træner, og vi kan godt lide at rejse, og i år har det stået på Belgien, Amsterdam, New York og Boston.

10) Hvad er dine tre bedste råd til dine mødeplanlægger-kolleger ude omkring? Vær positiv, se muligheder i stedet for begrænsninger, sæt grænser og lær at sig nej-tak.

Læs Møde & Eventmagasinet nr. 6 online


?