22.03.2021Møde & Event News

14 gode råd fra Næsseslottet

Næsseslottet ved Furresøen har samlet 14 gode råd til mødeplanlæggere.

Hvad skal du overveje og være opmærksom på, når du skal finde et sted til dit næste møde, en konference eller et event? Mødestedet Næsseslottet i Holte har samlet 14 gode råd.

1. Søg og udvælg et par mødesteder som passer til formålet. Tag kontakt og fornem førstehåndsindtrykket og lyt til din mavefornemmelse. Hvordan er stemningen i telefonen? Bliver der svaret hurtigt på din henvendelse? Er der transparente retningslinjer for Covid-19 og afbestilling?

Lav en liste over de vigtigste ting og få dem afklaret hurtigt. Det kan være, at mødet/arrangementet skal afholdes en specifik dag. Er der ledigt den pågældende dag? Kan specifikke ønsker til fx bordopstilling, forplejning, udendørsaktivitet indfries.

2. Besøg mødestedet virtuel. På mødestedets sociale medier kan du få et godt indtryk af fakta, praktiske oplysninger, mødelokalerne, stemningen, forplejningen og mødestedets generelle udtryk.

3. Besøg mødestedet fysisk. Book en aftale så du kan se mødelokalet. Lever det op til beskrivelsen? Virker personalet imødekommende og venligt? Og er der god kemi mellem dig og mødestedet?

4. Orienter dig om parkeringsforhold. Hvor parkerer man, og er det gratis?

5. Av-udstyr. Få konkret information om udstyret. Kræves der særlige kabler eller adaptere? Er det noget mødestedet har? Er der forlængerledninger, mange stikdåser samt opladere til fx Ipad og Iphones? Indgår der blokke og kuglepenne eller er det en meromkostning? Er der flipover, tusser, whiteboard, post-it, og må man hænge posters op på væggene?

6. Særlige behov. Det er vigtigt at nævne, hvis der er særlige behov. Det kan være allergener, kosthensyn, handicaps, særligt udstyr eller lydudstyr der skal benyttes. Det virker effektivt og professionelt, hvis mødestedet ”står klar” og har imødekommet disse.

7. Allergener og fødevareintolerance. Er der nogle blandt gæsterne som har allergi overfor fødevarer? Er der nogle deltagere som er vegetarer, veganere eller pescetarer? Oplysningerne giver mødestedet de bedste forudsætninger for at levere en skræddersyet forplejningsoplevelse. Det er vigtigt, at du på forhånd undersøger, om mødestedet er gearet til at indfri jeres ønsker.

Når mødestedet er valgt

8. Du har nu valgt dit mødested. Beslutningen er taget! Nu kan du informere dine deltagere nærmere. Har mødestedet en ”velkomsthilsen”, du kan videresende til dine deltagere? Her kan der stå lidt om alle de praktiske forhold, og hvordan mødestedet ser frem til at få besøg af jer. Det er vigtigt, at alle dine deltagere på forhånd er bekendt med de nødvendige praktiske informationer og føler sig velkomne. Du undgår også situationer, som ”du kunne godt have fortalt, der ikke var elevator” eller ”hvorfor har du ikke nævnt, man selv skulle tage mundbind med?”

9. Fremsend agenda for mødet til mødestedet. Mødets struktur, tider og pauser giver mødestedet en stor fordel for at kunne være klar på de rigtige tidspunkter med service og forplejning. Sørg for at være i samspil med mødestedet omkring pauser, forplejning og frokost. Det kan fx være vigtigt at overholde de aftalte tidspunkter for pauser, så flere grupper af mennesker ikke ”støder sammen”.

10. Afslør gerne lidt om mødedeltagerne samt mødets indhold. Drikker de meget kaffe? Er det et møde, hvor man ønsker stor diskretion? Er deltagerne særligt glade for ”grøn mad”? Er deltagerne vilde med kage, eller er de på kur?

Der kan være forskellige typer bonusinfo, som giver mødestedet mulighed for ”at tage kegler” og give jer en endnu bedre oplevelse. Detaljerne er medvirkende til at skabe en rød tråd i mødeoplevelsen, så alt går op i en højere enhed.

11. Safe to visit? Retningslinjer vedr. afstandskrav og hygiejne. Gennemlæs stedets retningslinjer og procedurer, så både du og mødedeltagerne er trygge. Send evt. mødestedets retningslinjer til mødedeltagerne, så alle er klar over, hvordan de skal gebærde sig på mødestedet. Der kan være krav om mundbind, antal og afstand, som er fint at oplyse alle mødedeltagere om på forhånd.

12. Mødelederens rolle. Hvis du ikke selv deltager på mødet, så sørg for at informere mødelederen om indholdet i ordrebekræftelsen samt alle relevante aftaler og detaljer. Husk at alle aftaler – selv de små ”ubetydelige” detaljer, som I indgår – skal noteres skriftligt i ordrebekræftelsen. Det kan være alt fra specialpris, afbestillingsbetingelser, merkøb til overtid.

Når mødet er gennemført

13. God opfølgning og feedback. Hele vejen rundt. Det kan være som afrunding på dagen, at du lader et lille spørgeskema køre rundt (elektronisk eller på papir). Det er brugbart og godt for dig at vide, hvad mødedeltagerne har syntes om dagen.

Deltager du ikke selv på mødet, kan du på et passende tidspunkt efter mødet indhente feedback fra mødedeltagerne. Det er guld værd for mødestedet, at du deler den information og feedback du modtager fra mødedeltagerne. Det er også guld værd for dig selv at vide hvad dine deltager ærligt mener.

Det kan også være at mødestedet selv har et elektronisk spørgeskema, de ønsker at sende til mødedeltagerne. Her skal du overveje, om mødestedet må indhente deltagernes e-mailadresser (GDPR), eller om spørgeskemaet bliver sendt til dig som videreformidler.

14. Del din oplevelse. Udvid dit netværk og gør dig synlig på SoMe. Læg lidt billeder og ord om mødet på dine sociale medier. Du kan også tagge mødestedet og sende et par ord deres vej.

Læs mere om Næsseslottet


?