28.05.2020Møde & Event News

Det skal mødebookeren have fokus på efter Corona-krisen

Kursuslex har spurgt mødeplanlæggerne, hvad de lægger vægt på, når de igen skal booke et mødested. Flere mødesteder har allerede indført særlige Corona-tiltag.

Covid-19 har de seneste måneder sat verden på stand by, og især konferencebranchen har været ramt. Det gør ondt på økonomien, men for rigtig mange er hele eksistensgrundlaget truet. 

Som mødebooker sidder du med et kæmpe ansvar, når hjulene igen begynder at dreje, og der skal bookes møder og konferencer. Det ligger nemlig på dine skuldre at finde et konferencested, hvor alle deltagere er minimalt udsat for smittefare. 

Kursuslex har derfor sendt to pørgeundersøgelser ud med besvarelser fra henholdsvis 274 og 184 relevante møde- og konferencebookere i Danmark - de allervigtigste beslutningstagere, når konferencerne igen skal blomstre. Se herunder, hvad du som mødebooker skal være ekstra opmærksom på. 

Sådan træffer du det sikre valg
Du kan gøre det nemt for dig selv og komme et godt stykke ad vejen ved at træffe nogle sikre valg og følge enkle retningslinjer.  Svarene mødebookere i Kursuslex´s undersøgelse viste tydeligt, hvad mødebookerne er opmærksomme på, og hvilke nye specifikationer de kræver af konferencehotellerne. Så vær opmærksom på, om dit udvalgte venue har en speciel corona-politik, og hvordan de i praksis omsætter den ved konferencer.

Afspritning, afspritning, afspritning
Undersøgelsen taler sit tydelige sprog, for der er helt klare ønsker og krav til fremtidens møder og konferencer. Fx er konferencestedets tilgang til hygiejne og afspritningnoget noget af det første, du skal undersøge. Mere end 8 ud af 10 af de adspurgte har nemlig udprægede ønsker og krav til et klart fokus på håndhygiejne.

Ligeledes står en gennemgribende rengøring/afspritning af værelser, mødelokaler og teknisk udstyr højt på ønskelisten.

Hvad med maden?
Maden spiller ofte en anseelig rolle ved konferencen, for det er i høj grad noget, deltagerne husker. Her har buffeten tidligere udgjort det kulinariske indspark, men du bør nok sadle gastronomisk om og lede efter et sted, der helt har afskaffet buffeten. To tredjedele af de adspurgte mødebookere vil nemlig helt afskrive et sted med buffet for at minimere smitterisiko. Så drop buffeten, og undersøg andre alternativer.

Pladskapacitet og afbestillingsgebyr - spil sikkert
Desuden kræver størstedelen af mødebookerne, at konference-stedet kan imødekomme lokaler med plads til minimum 1 meters afstand mellem deltagerne. Så husk at spørge ind til pladskapaciteten i forhold til, hvor mange deltagere, I bliver. Så risikerer I ikke at skulle gnubbe skuldre og nedsætter dermed risikoen for at overføre corona.

Endelig er det en god ide at spørge ind til stedets afbestillingsregler som noget af det første. Så undgår du at stå med ansvaret for et stort økonomisk tab, hvis I f.eks. bliver nødt til at aflyse konferencen på grund af covid-19, og konferencehotellet holder på jeres indskud - adskillige af de adspurgte efterspørger netop sådanne fleksible afbestillingsregler som attraktive.

"Corona-sikre mødester"
Corona har allerede fået flere møde- og konferencesteder til at indføre gennemgribende ændringer i deres eksekveringer af konferencer. Klik herunder og se eksempler på mødesteder, der har implementeret nye tiltag for at afholde konferencer med minimal corona-smittefare. 

Se mødesteder med særlige Corona-tiltag 

Se spørgeundersøgelsen her


?